PERKHIDMATAN UTAMA

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri Johor (SPAJ) menjalankan urusan-urusan berikut selaras dengan objektif penubuhan :-

 

 Urusan Pengambilan
 ∝ PENGIKLANAN JAWATAN KOSONG
 ∝ PEMILIHAN CALON TEMU DUGA
 ∝ URUSAN TEMUDUGA DAN PERLANTIKAN

 


PENGIKLANAN JAWATAN KOSONG

  • Menerima surat dari Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (SUKJ,BPSM) yang memaklumkan mengenai kekosongan jawatan yang perlu diisi di dalam perkhidmatan awam Johor.
  • Menyerahkan surat kepada Pembantu Tadbir (Bahagian Pengambilan) untuk membuat tindakan selanjutnya.
  • Memasukkan surat ke dalam fail.
  • Menyediakan draf iklan sebagaimana mengikut kekosongan jawatan yang perlu disiarkan di dalam akhbar. (Bagi jawatan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah dan Bukan Siswazah, pengiklanan jawatan tertakluk kepada Pejabat SUKJ, BPSM dan Jabatan Agama Islam Negeri Johor).
  • Menyerahkan draf iklan yang sudah siap kepada Jurutaip.
  • Menaipkan draf iklan yang diterima ke dalam format yang sesuai.
  • Menyemak kembali draf iklan yang sudah ditaip untuk memastikan semua maklumat adalah tepat dan lengkap sebelum menyerahkan kepada Setiausaha.
  • Menyemak draf iklan akhir dan memberi kelulusan sebelum disiarkan di dalam akhbar.
  • Menetapkan agensi akhbar untuk mengiklankan kekosongan jawatan tersebut.
  • Menghubungi agensi pengiklanan yang ingin diiklan untuk mengesahkan tarikh pengiklanan, harga dan draf iklan.
  • Mengeluarkan pesanan kerajaan untuk penyiaran iklan tersebut.
  • Memastikan iklan yang disiarkan di dalam akhbar itu adalah seperti yang telah didrafkan dan maklumat adalah tepat serta disimpan satu salinan dalam fail.
  • Menerima invois dan Pesanan Kerajaan daripada agensi pengiklanan dan seterusnya laksanakan proses pembayaran.
PEMILIHAN CALON-CALON UNTUK DIPANGGIL TEMU DUGA
  • Mengeluarkan Borang SPAJ.01 kepada calon-calon yang memohon jawatan kosong.
  • Menerima kembali borang SPAJ.01 yang telah diisi oleh calon melalui pos biasa / daftar / serahan tangan.
  • Borang yang lewat diterima tidak akan diproses.
  • Mencop tarikh penerimaan dan mengasingkan borang permohonan antara calon awam dan calon sedang berkhidmat dengan kerajaan.
  • Menyusun borang-borang permohonan pada rak dan kotak yang disediakan.
  • Permohonan yang tidak lengkap akan dikeluarkan dan diasingkan di tempat yang disediakan.
  • Borang yang lengkap akan dikumpulkan mengikut jawatan yang dipohon dan diletak di dalam rak dan kotak yang dilabelkan dengan nama jawatan tersebut.
  • Melakukan proses pemilihan calon peringkat awal berdasarkan kepada kelayakan akademik, pengalaman dan lain-lain kriteria yang ditetapkan untuk setiap jawatan.
  • Mengasingkan borang calon-calon yang layak dan tidak layak. Calon-calon yang tidak layak akan ditolak.
  • Menyediakan kertas kerja yang mengandungi jumlah calon yang layak dan tidak layak mengikut kriteria-kriteria tertentu untuk dibentangkan kepada panel didalam Mesyuarat Tapisan.
  • Menyerahkan borang calon-calon yang telah berjaya dipilih itu kepada Setiausaha.
  • Melakukan pemilihan peringkat 'Short-Listing' keatas calon-calon yang berjaya dipilih pada peringkat awal untuk tujuan dipanggil temu duga.
  • Membuat tempahan bilik mesyuarat dan perancangan jadual temu duga.
  • Menyediakan surat panggilan temu duga kepada calon-calon yang berjaya dipilih untuk dipanggil temu duga.
  • Menfailkan surat panggilan temu duga dan borang-borang calon.
  • Menyediakan Borang Penilaian Temu duga, Prestasi Temuduga dan lain-lain dokumen yang berkaitan untuk diserahkan kepada panel dan Setiausaha pada hari temu duga.
URUSAN TEMU DUGA DAN PELANTIKAN
  • Menjalankan pendaftaran bagi calon-calon yang hadir untuk ditemu duga dengan mengisi borang cheklist.
  • Mengadakan proses temu duga ke atas calon-calon yang hadir. Markah temu duga hendaklah diisi oleh panel Suruhanjaya dalam borang Penilaian Prestasi Temu duga. Setiausaha hadir di dalam temu duga sebagai Urusetia Temuduga.
  • Menyediakan draf 'keputusan' temu duga dan menyerahkan kepada Setiausaha untuk semakan.
  • Semakan draf oleh Setiausaha dan memberi pengesahan.
  • Menyediakan Kertas Kerja Pelantikan calon-calon yang telah ditemu duga untuk dibawa ke Mesyuarat Pelantikan. Borang Markah Temu duga dipecahkan mengikut tarikh temu duga dan merit markah tertinggi.
  • Panel Suruhanjaya akan mengadakan Mesyuarat Pelantikan untuk membuat perbincangan dan keputusan akhir keatas calon-calon yang telah ditemu duga dan menyerahkan keputusan calon yang berjaya, simpanan dan gagal kepada Setiausaha. Setiausaha dan Pembantu Tadbir Bahagian Pengambilan turut serta dalam mesyuarat tersebut sebagai Urusetia.
  • Membuka dan mendaftarkan fail peribadi bagi calon yang berjaya dilantik.
  • Menyediakan surat tawaran perlantikan kepada calon-calon yang telah berjaya dilantik untuk mengisi kekosongan jawatan dan juga surat makluman kepada calon simpanan dan calon yang tidak berjaya. Surat tersebut hendaklah ditandatangani oleh Setiausaha.
  • Mengeluarkan Surat Tawaran pelantikan kepada calon yang berjaya berserta dokumen sebagaimana di bawah dan salinan kepada Pejabat SUKJ (BPSM):
    i. Surat setuju terima pelantikan
    ii Surat akuan.
    iii. Pemeriksaan doktor untuk pelantikan ke Perkhidmatan Kerajaan
    iv. Borang Pengisytiharan Harta
    v.Surat Aku Janji
    vi. Borang Soalan Keselamatan (Hanya untuk Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan 1).
  • Mengemaskinikan Minit Mesyuarat Pelantikan. Minit mesyuarat hendaklah disediakan oleh Setiausaha dan disahkan oleh Pengerusi Suruhanjaya. Minit mesyuarat tersebut akan disahkan dalam Mesyuarat Pelantikan yang akan datang.
  • Menerima Surat Setuju Terima daripada calon yang ditawarkan. Jika ada calon yang menolak tawaran, maklumkan kepada Suruhanjaya pada Mesyuarat Pelantikan akan datang untuk melantik calon simpanan bagi jawatan tersebut.
  • Mengemukakan salinan Surat Setuju Terima dan Surat Tawaran Pelantikan kepada Pejabat SUKJ (BPSM) untuk tujuan penempatan.
  • Menerima salinan surat penempatan calon yang telah dilantik daripada Pejabat SUKJ (BPSM).
  • Menerima surat pengesahan tarikh lapor diri oleh calon yang telah dilantik daripada Ketua Jabatan berserta penyerahan dokumen berikut :
    i. Borang Pemeriksaan Doktor(Borang Am 402-Pin. 4/87)
    ii. Surat Akuan Sumpah.
    iii. Borang Soalan Keselamatan(Bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Sokongan 1). Borang Soalan Keselamatan tersebut hendaklah dihantar kepada Ketua Pegawai Keselamatan Malaysia, Jabatan Perdana Menteri untuk tapisan keselamatan.
    Memasukkan segala dokumen ke dalam fail peribadi. Jika ada calon yang tidak melaporkan diri sebagaimana diarahkan, maklumkan kepada Suruhanajaya pada Mesyuarat Perlantikan akan datang untuk melantik calon simpanan bagi jawatan tersebut. Jika terdapat kekosongan jawatan dalam tempoh yang ditetapkan, maka perlantikan boleh dilakukan dikalangan calon simpanan sedia ada.
  • Mengeluarkan surat pengesahan pelantikan rasmi kepada pegawai berkenaan melalui Ketua Jabatan sekiranya dokumen di atas memenuhi syarat pengesahan lantikan.
  • Menyimpan fail peribadi calon yang dilantik.
 Urusan Perkhidmatan
 ∝ PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN
 ∝ PERMOHONAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN & KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN
 ∝ KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN
 ∝ PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN
 ∝ PENAMATAN PERKHIDMATAN
 ∝ PERTUKARAN PERKHIDMATAN
 ∝ RAYUAN TINDAKAN TATATERTIB
 ∝ RAYUAN KENAIKAN PANGKAT

 

PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN

Pegawai yang telah memenuhi syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan seperti di bawah layak diperakukan untuk pengesahan dalam perkhidmatan:
a. Lulus peperiksaan dan Kursus Induksi yang telah ditetapkan
b. Telah berkhidmat dalam tempoh percubaan 1 hingga 3 tahun
c. Diperakukan oleh Ketua Jabatan
  • Menerima permohonan pengesahan dalam perkhidmatan daripada Ketua Jabatan.
  • Merekodkan di dalam buku daftar permohonan pengesahan dalam perkhidmatan.
  • Menyemak pemohonan sama ada dokumen yang disertakan bersama lengkap memenuhi syarat Perintah Am Bab A 36 seperti borang Perakuan Ketua Jabatan atau rekod permohonan Kenyataan Perkhidmatan, Sijil-sijil Kursus dan peperiksaan yang dihadiri serta Borang Opsyen.
  • Jika dokumen tidak lengkap dan tidak memenuhi syarat, mendapatkan maklumat daripada Ketua Jabatan.
  • Menyediakan kertas kerja senarai nama dan cadangan tarikh pengesahan kepada Setiausaha.
  • Membawa semua dokumen-dokumen pemohon ke Mesyuarat Bulanan Suruhanjaya.
  • Memberi kelulusan pemohonan pengesahan dalam perkhidmatan.
  • Maklumkan kepada Ketua Jabatan keputusan Mesyuarat Suruhanjaya.
PERMOHONAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN & KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN
  • Menerima permohonan pengesahan dalam perkhidmatan dan kemasukan ke jawatan berpencen daripada Ketua Jabatan.
  • Merekodkan di dalam buku daftar permohonan pengesahan dalam perkhidmatan dan kemasukan ke jawatan berpencen.
  • Menyemak pemohonan sama ada dokumen yang disertakan bersama lengkap memenuhi syarat Perintah Am Bab A 36 dan 38 seperti borang Perakuan Ketua Jabatan atau rekod permohonan Kenyataan Perkhidmatan, Sijil-sijil Kursus dan peperiksaan yang dihadiri serta Borang Opsyen.
  • Jika dokumen tidak lengkap dan tidak memenuhi syarat, mendapatkan maklumat daripada Ketua Jabatan.
  • Menyediakan kertas kerja senarai nama dan cadangan tarikh pengesahan dan kemasukan ke jawatan berpencen kepada Setiausaha.
  • Membawa semua dokumen-dokumen pemohon ke Mesyuarat Bulanan Suruhanjaya.
  • Memberi kelulusan pemohonan pengesahan dan kemasukan ke jawatan berpencen.
  • Maklumkan kepada Ketua Jabatan keputusan Mesyuarat Suruhanjaya.
KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN
  • Menerima permohonan kemasukan ke jawatan berpencen daripada Ketua Jabatan.
  • Merekodkan di dalam buku daftar permohonan kemasukan ke jawatan berpencen.
  • Menyemak pemohonan sama ada dokumen yang disertakan bersama lengkap memenuhi syarat Perintah Am Bab A 38 seperti borang Perakuan Ketua Jabatan, rekod permohonan Kenyataan Perkhidmatan dan Borang Opsyen.
  • Jika dokumen tidak lengkap dan tidak memenuhi syarat, mendapatkan maklumat daripada Ketua Jabatan.
  • Menyediakan kertas kerja senarai nama dan cadangan kemasukan ke jawatan berpencen kepada Setiausaha.
  • Membawa semua dokumen-dokumen pemohon ke Mesyuarat Bulanan Suruhanjaya.
  • Memberi kelulusan pemohonan kemasukan ke jawatan berpencen.
  • Maklumkan kepada Ketua Jabatan keputusan Mesyuarat Suruhanjaya.
PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN
  • Menerima permohonan pelanjutan tempoh percubaan daripada Pejabat SUKJ (BPSM).
  • Merekodkan di dalam buku daftar permohonan pelanjutan tempoh percubaan.
  • Menyemak permohonan sama ada dokumen yang disertakan bersama adalah lengkap dan memenuhi syarat Perintah Am Bab A 30 seperti borang/rekod permohonan, Kenyataan Perkhidmatan, Sijil-sijil Kursus dan Peperiksaan yang dihadiri.
  • Jika dokumen tidak lengkap, meminta daripada Ketua Jabatan.
  • Menyediakan senarai nama pemohon dan meneliti semua dokumen berkaitan untuk dimajukan kepada Setiausaha dan menetapkan tarikh temu duga pelanjutan tempoh percubaan.
  • Menyediakan dan menghantar surat panggilan temu duga kepada anggota yang berkenaan untuk menghadiri temuduga pelanjutan tempoh percubaan.
  • Mengadakan temuduga perlanjutan tempoh percubaan ke atas anggota yang terlibat.
  • Menyediakan kertas kerja ringkas mengenai hasil temu duga anggota yang berkenaan untuk dibawa ke dalam Mesyuarat Bulanan Suruhanjaya.
  • Membincangkan di dalam Mesyuarat Bulanan Suruhanjaya dan membuat keputusan sama ada pelanjutan tempoh percubaan akan diberi atau tidak.
  • Sekiranya permohonan pelanjutan tempoh percubaan gagal, maka anggota tersebut akan ditamatkan perkhidmatan.
  • Memaklumkan keputusan mesyuarat kepada Pejabat SUKJ (BPSM)
PENAMATAN PERKHIDMATAN
  • Menerima laporan daripada Ketua Jabatan mengenai perakuan penamatan perkhidmatan.
  • Semak laporan yang diterima dan buka fail peribadi pegawai jika belum ada fail peribadi. Minta maklumat tambahan jika tidak lengkap.
  • Menyediakan kertas kerja (Pembuktian Kes) untuk Mesyuarat Bulanan Suruhanjaya.
  • Mesyuarat Suruhanjaya dijalankan bagi membincangkan pembuktian kes.
  • Jika tiada kes maklumkan kepada Ketua Jabatan dan dicadangkan untuk lanjutkan tempoh percubaan.
  • Jika ada kes, hantar surat membela diri dalam tempoh 14 hari kepada pegawai melalui Ketua Jabatan.
  • Terima surat membela diri daripada pegawai.
  • Rujuk surat membela diri kepada Ketua Jabatan untuk ulasan.
  • Terima ulasan daripada Ketua Jabatan.
  • Menyediakan kertas kerja bagi Mesyuarat Suruhanjaya bagi perakuan penamatan perkhidmatan.
  • Mengadakan Mesyuarat Bulanan SPAJ untuk membuat keputusan akhir mengenai perakuan penamatan.
  • Maklumkan kepada Ketua Jabatan jika Suruhanjaya tidak bersetuju untuk menamatkan perkhidmatan pegawai.
  • Maklumkan kepada pegawai berkenaaan melalui Ketua Jabatan jika Suruhanjaya bersetuju menamatkan perkhidmatannya.
  • Failkan salinan surat pengesahan penghantaran dan penerimaan surat penamatan perkhidmatan yang diterima daripada Ketua Jabatan.
PERTUKARAN PERKHIDMATAN

Anggota Perkhidmatan Awam Negeri dan Persekutuan boleh memajukan permohonan pertukaran perkhidmatan secara pelantikan melalui Ketua Jabatan dan Ketua Penolong Setiausaha, Bahagian Penguruan Sumber Manusia, Setiausaha Kerajaan Johor. Setiap permohonan yang diterima akan direkodkan di dalam buku daftar pertukaran perkhidmatan persekutuan atau lain ke Perkhidmatan Awam Negeri Johor yang lengkap dan kemaskini, pegawai berkenaan akan dipanggil temu duga oleh Ahli-ahli Suruhanjaya. Pihak pentadbiran Suruhanjaya ini akan mengeluarkan surat kelulusan Pertukaran Perkhidmatan secara pelantikan kepada pegawai berkenaan. Surat kelulusan tersebut akan disimpan di dalam fail peribadi masing-masing.


Bagi pemohon pertukaran perkhidmatan secara lantikan daripada pegawai Perkhimatan Awam Negeri Johor ke perkhidmatan lain , akan dibawa ke mesyuarat bulanan untuk diluluskan. Surat Kelulusan Pelepasan dengan izin akan dikeluarkan kepada pegawai tersebut melalui Ketua Penolong Setiausaha, Bahagian Sumber Manusia Setiausaha Kerajaan Johor dan salinannya akan disimpan di dalam fail peribadi pegawai berkenaan. Sila rujuk SURAT PEKELILING SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA BILANGAN 1 TAHUN 2005 - Mengenai Panduan Pertukaran Perkhidmatan.

RAYUAN TINDAKAN TATATERTIB

Tatatertib Anggota Perkhidmatan Awam telah dicorak sebegitu rupa agar ianya mencerminkan Perkhidmatan Awam yang cekap, amanah, bertanggung-jawab dan cemerlang. Seorang pegawai yang melanggar peraturan-peraturan Pegawai Awam Negeri Johor (kelakuan dan tatatertib) 1993 boleh dikenakan tindakan tatatertib.


Suruhanjaya Perkhidmatan Negeri Johor yang juga bertindak sebagai Lembaga Rayuan Tindakan Tatatertib (dengan tujuan untuk buang kerja dan turun pangkat) untuk semua Kumpulan Jawatan sebagaimana yang terkandung dalam seksyen 12(1) dan (4) Enakmen Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri Johor 1959 peraturan-peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam Negeri Johor 1993. Ketua Jabatan semasa mengemukan rayuan kepada Lembaga rayuan Tatatertib hendaklan mengemukakan 7 salinan dokumen-dokumen berikut ke Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Johor :-
a) Salinan Kenyataan Perkhidmatan Pegawai yang kemaskini
b) Salinan laporan Ketua Jabatan atau mana-mana pihak termasuk dokumen-dokumen berkaitan.
c) Salinan borang penentuan Pengerusi Lembaga Tatatertib di bawah peraturan 26 Peraturan-peraturan Pegawai Awam (kelakuan dan tatatertib) 1993
d) Minit Mesyuarat Lembaga Tatatertib menentukan wujud kes firma facie
e) Salinan surat pertuduhan
f) Salinan akuan terima surat pertuduhan
g) Salinan surat jawapan pegawai yang dituduh
h) Salinan ulasan ketua jabatan terhadap jawapan pertuduhan
i) Semua mini mesyuarat lembaga tatatertib membuat keputusan
j) Salinan surat memberitahu keputusan
k) Salinan akuan terima surat pemberitahuan keputusan
l) Surat rayuan pegawai berkenaan
m) Ulasan Ketua Jabatan terhadap rayuan pegawai
n) Ulasan Pengerusi Lembaga Tatatertib terhadap rayuan


Lembaga Rayuan Tatatertib semasa menimbangkan sesuatu rayuan boleh membuat keputusan berikut :-
a) Menghantar balik kes kepada Lembaga Tatatertib untuk didengar semula
b) Mengesahkan keputusan Lembaga Tatatertib
c) Mengesahkan keputusan Lembaga Tatatertib tetap mengubah hukuman kepada hukuman yang lebih ringan
d) Mengubah hukuman Lembaga Tatatertib dan membebaskan perayu


Keputusan Lembaga Rayuan Tatatertib adalah muktamad. Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Johor juga merupakan Lembaga Tatatertib.
RAYUAN KENAIKAN PANGKAT

Suruhanjaya juga berfungsi sebagai Lembaga Rayuan Kenaikan Pangkat bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Kumpulan Sokongan dalam Perkhidmatan Awam Johor sebagaimana yang diperuntukkan di bawah Peraturan-Peraturan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam yang berkenaan.


Peraturan-peraturan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awan Negeri Johor 1969, Ketua Penolong Setiausaha, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia sebagai urusetia Lembaga Kenaikan Pangkat mengemukakan kepada lembaga dengan menghantar dokumen berikut ke suruhanjaya (SPAJ) :-
a) Maklumat pegawai yang merayu.
b) Surat Rayuan pegawai / ulasan Ketua Jabatan.
c) Kenyataan perkhidmatan pegawai yang dikemaskini.
d) Laporan Nilai Prestasi.
e) Senarai calon mengikut kelayakan
f) Minit Mesyuarat Lembaga Kenaikan Pangkat
g) Senarai pemarkahan calon

Lembaga Rayuan Kenaikan Pangkat semasa menimbang sesuatu rayuan, boleh membuat keputusan berikut :
a) Menghantar balik kes kepada Lembaga Kenaikan Pangkat untuk dibicarakan semula
b) Mengesahkan atau mengubah keputusan Lembaga Kenaikan Pangkat
c) Keputusan Lembaga Rayuan Kenaikan Pangkat adalah muktamat